Dans toute entreprise, quel que soit son secteur d'activité, le personnel administratif joue un rôle indispensable. Il accomplit une multitude de tâches essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise: organisation des réunions, gestion des documents, traitement des données et bien plus encore. Pourtant, bien souvent, le travail de ces employés passe inaperçu. Heureusement, la Semaine du personnel de soutien administratif existe pour leur rendre hommage et souligner l'importance de leur contribution.
Qu’est-ce que la Semaine du personnel de soutien administratif?
La Semaine du personnel de soutien administratif, autrefois nommée Semaine des secrétaires, a pour objectif de reconnaître l’impact majeur de l'ensemble des membres du personnel administratif (secrétaires, agents, adjoints, techniciens, etc.). Elle se déroule chaque année pendant la dernière semaine complète d'avril.
Si certaines entreprises ne consacrent pas toute une semaine à mettre en valeur la contribution de son personnel de soutien administratif, la plupart soulignent néanmoins la Journée internationale des professionnels de l'administration, qui a lieu le mercredi de la même semaine. Vous l'aurez deviné: cette journée s'appelait anciennement la Journée internationale des secrétaires.
5 idées pour célébrer la Semaine du personnel de soutien administratif
La Semaine du personnel de soutien administratif, au même titre que d'autres semaines thématiques liées à une profession exercée dans votre organisation, devrait figurer dans votre calendrier de reconnaissance annuel. Voici quelques idées efficaces pour en faire un succès.
1. Message de remerciement personnalisé
Il est fort probable que les membres de votre personnel de soutien administratif soient responsables de la rédaction de la majorité de vos communications internes et externes. À l'occasion de la Semaine du personnel de soutien administratif, leur offrir un mot de remerciement sincère et personnalisé représente donc un geste particulièrement significatif.
Si votre entreprise compte beaucoup d'employés, vous manquez probablement de temps pour rédiger une carte de vœux à la main pour chaque personne. Accolad peut vous simplifier la vie en envoyant un message de remerciement personnalisé à tous vos collaborateurs. Chaque employé recevra un courriel avec votre message, adressé directement à son nom. De plus, vous avez la possibilité d'ajouter un visuel avec votre logo dans le courriel. Accolad peut même s'occuper de la création de ce visuel pour vous.
2. Moment de répit
En plus de jongler avec plusieurs tâches et de travailler fréquemment sous pression, le personnel administratif doit souvent composer avec des interruptions externes fréquentes (un collègue qui vient poser une question sur un dossier, un appel téléphonique d'un fournisseur, etc.). Or, dans son livre Le stress au travail vs le stress du travail, Sonia Lupien explique que ces interruptions augmentent considérablement le stress des employés.
Pour reconnaître les membres de votre personnel administratif et diminuer les risques d'épuisement professionnel, il peut être judicieux de leur offrir un moment de repos. Pourquoi ne pas organiser un atelier de relaxation au bureau, leur permettre de partir plus tôt ou encore de télétravailler? Ces simples actions permettent non seulement de réduire le stress et la fatigue de vos employés, mais aussi de montrer à quel point leur travail est apprécié.
3. Reconnaissance publique
La reconnaissance publique est un moyen puissant de montrer à vos employés que vous estimez leur travail et leurs efforts. Pendant la Semaine du personnel de soutien administratif, prenez le temps de remercier votre équipe administrative publiquement, que ce soit via les canaux de communication de l'entreprise, lors d’une réunion ou sur votre plateforme de reconnaissance.
Si vous dirigez une grande entreprise, encouragez chaque gestionnaire à faire de même pour les membres de son équipe. Une mention spéciale lors d'une pause-café, par exemple, peut faire toute la différence.
4. Carte-cadeau
Parfaite pour récompenser votre personnel en présence ou à distance, une carte-cadeau permet à la personne qui la reçoit de choisir ce qu'elle veut. Il s'agit indéniablement du cadeau le plus populaire.
Pour un coup de circuit assuré, optez pour la carte-cadeau universelle Accolad. Échangeable contre une grande variété de cartes-cadeaux de marques québécoises, canadiennes et américaines, elle vous permet de répondre à toutes les attentes. Ainsi, les membres de votre équipe administrative pourront se gâter avec une carte-cadeau d'un spa, d'un hôtel, d'une boutique de produits fins ou d'une compagnie qui propose des expériences.
5. Formation spécifique
Pour célébrer la Semaine du personnel de soutien administratif, avez-vous pensé offrir une formation à vos employés? Lorsque vous investissez dans le perfectionnement de votre personnel, vous montrez que vous croyez en son potentiel et que vous reconnaissez la valeur de son travail.
Les formations conçues spécifiquement pour le personnel administratif comme celles des Événements Les Affaires et de l'Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ) sont particulièrement intéressantes. Les institutions d'enseignement ont aussi généralement un service de formation continue qui peut vous aider à trouver la formation idéale ou même concevoir une formation sur mesure pour votre équipe.
Accolad, une alliée parfaite pour une Semaine du personnel de soutien administratif réussie
En tant que chef de file en matière de solutions de reconnaissance pour les entreprises, Accolad offre une foule d'options pour témoigner votre gratitude à vos employés de manière personnalisée.
Que vous optiez pour un service clés en main ou pour l'achat de cartes-cadeaux universelles, vous êtes assurés de faire plaisir à vos collaborateurs.
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