Chez Accolad, nous savons à quel point il est important de reconnaître et de récompenser les employés pour leur dévouement et leurs années de service. Cependant, comprendre les règles fiscales qui s'appliquent aux cadeaux et récompenses peut être complexe. Cet article vise à clarifier ces règles pour les gestionnaires de ressources humaines et les administrateurs de programmes de reconnaissance des employés au Québec et au Canada.
Principes de base
Un employeur peut offrir à ses employés des cadeaux et récompenses libres d'impôt pour marquer des occasions spéciales ou des réalisations. Dans un contexte où attirer des talents, réduire le roulement du personnel et améliorer la satisfaction au travail sont des priorités pour les gestionnaires RH, les cadeaux et récompenses prennent de plus en plus d'importance.
La règle de base veut que la valeur totale combinée des cadeaux et récompenses offerts à chaque employé ne dépasse pas 500 $ par année. Cependant, au Québec, cette limite de 500 $ s’applique séparément aux cadeaux et aux récompenses, permettant ainsi une valeur totale de 1 000 $ par année pour chaque employé. Cette exemption ne s'applique pas aux récompenses offertes comme primes de rendement, qui demeurent imposables en toutes circonstances.
Du côté de l'Agence du revenu du Canada (ARC), en plus des cadeaux et récompenses, un prix non monétaire d'une valeur maximale de 500 $ peut être offert à un employé une fois tous les cinq ans pour reconnaître ses années de service ou souligner un anniversaire professionnel, sans incidence fiscale pour l'employeur.
Aperçu des différentes règles fiscales
| Fédéral | Québec | |
|---|---|---|
| Admissible | Cadeaux et récompenses non monétaires d’une valeur totale annuelle de 500 $ ET, Prix d’une valeur maximale de 500 $ tous les cinq ans pour reconnaître les années de service ou souligner un anniversaire. |
Cadeaux non monétaires d’une valeur totale annuelle de 500 $ ET, Récompenses non monétaires d’une valeur totale annuelle de 500 $. |
| Non admissible | Cadeaux et récompenses en numéraire ou facilement convertibles en numéraire. | Cadeaux et récompenses en numéraire ou facilement convertibles en numéraire, Paiement par l’employeur de primes d’assurance de personnes. |
| Traitement | Le premier 500 $ de valeur est non imposable pour l’employé; toute valeur excédentaire est imposable, Déductible pour l’employeur. |
Le premier 500 $ de valeur de cadeaux et le premier 500 $ de récompenses sont non imposables pour l’employé; toute valeur excédentaire est imposable, Déductible pour l’employeur. |
Modifications de la politique de l’ARC concernant les cartes-cadeaux
Le 18 octobre 2022, l'ARC a mis à jour sa politique administrative sur les avantages imposables. Ces changements simplifient grandement l’utilisation des cartes-cadeaux pour reconnaître et récompenser les employés. En déclarant les cartes-cadeaux comme des cadeaux "autres qu'en espèces", elles ne sont plus considérées comme un avantage imposable par l'ARC.
Pour qu’une carte-cadeau ne constitue pas un avantage imposable, elle doit respecter les conditions suivantes :
La carte-cadeau doit être utilisée pour acheter des biens ou services auprès d'un détaillant ou d'un groupe de détaillants identifiés.
Contrairement aux cartes de crédit prépayées, les codes-cadeaux et les cartes-cadeaux Accolad que vous offrez à vos employés ne peuvent être échangés que chez les détaillants identifiés, répondant ainsi à cette condition.La valeur sur la carte ne peut pas être convertie en argent comptant.
Les codes-cadeaux et cartes-cadeaux Accolad ne sont pas monnayables et ne peuvent donc pas être convertis en argent. Cette condition est également satisfaite.Un registre doit être tenu pour consigner les informations suivantes :
- Nom de l'employé
- Date de remise de la carte-cadeau
- Motif (activité sociale, cadeau, récompense, etc.)
- Type de carte-cadeau
- Montant
- Dépositaires où elle peut être utilisée
Sur demande, Accolad fournit un rapport détaillé contenant toutes ces informations, garantissant ainsi le respect de cette exigence.Récompenses pour les années de service
Les récompenses pour les années de service sont exonérées d’impôt si :
- Elles ne sont pas en argent.
- Il ne s'agit pas d'une carte-cadeau.
- Elles soulignent au moins cinq années de service.
- Cinq ans se sont écoulés depuis la dernière récompense.
- Leur valeur est de 500 $ ou moins.
Conclusion
Chez Accolad, nous veillons à ce que tous les cadeaux et récompenses respectent les exigences fiscales, tout en étant attractifs et personnalisés. Pour toute question, contactez-nous !
Sources
FAQ - Définitions de l’ARC
Il peut être difficile de comprendre la terminologie utilisée dans les différentes règles fiscales. Comment l’ARC définit-elle les termes « cadeau », « récompense » et « reconnaissance » ? Voici les réponses à vos questions dans notre FAQ :
Qu’est-ce qu’un « cadeau », selon l’ARC ?
Un cadeau est offert pour une occasion spéciale, comme une fête religieuse, un anniversaire, un mariage ou la naissance d’un enfant.
Qu’est-ce qu’une « récompense », selon l’ARC ?
Une récompense est donnée en reconnaissance d’accomplissements professionnels, comme l’atteinte d’un certain nombre d’années de service ou une suggestion d’employé. Elle vise à reconnaître la contribution globale d’un employé à son lieu de travail et non son rendement. En général, une récompense non imposable valide est remise selon des critères clairement définis, après un processus de nomination et d’évaluation, et elle est accordée à un nombre limité de personnes.
Qu’est-ce que la « reconnaissance », selon l’ARC ?
La reconnaissance est offerte à un employé pour des raisons liées à son rendement et constitue un avantage imposable pour l’employé.