Un bon programme d’intégration, ou processus d’onboarding, est crucial pour les entreprises. Les employés qui se sentent bien accueillis par leur employeur lors de leurs premières journées de travail sont 29% plus satisfaits au travail, ce qui renforce du même coup leur engagement et leur performance. Accueillir les nouveaux employés avec soin permet notamment de bien les intégrer aux équipes, mais aussi de leur démontrer concrètement qu’ils sont appréciés et soutenus dès le premier jour.
Dans cet article, voyons comment créer une expérience d’intégration à la fois humaine, structurée et mémorable pour les nouveaux employés.
Avant l’arrivée: préparer le terrain
L’accueil d’un nouvel employé ne commence pas le jour de son arrivée, mais bien avant. Dès que l’offre d’emploi est acceptée, il est judicieux d’envoyer un message de bienvenue personnalisé, incluant les informations pratiques pour les premiers jours d’onboarding, par exemple:
- L’horaire de travail;
- Le code vestimentaire;
- Le matériel à apporter;
- Les coordonnées de la personne contact;
- Des informations sur le déroulement des premiers jours;
- Les politiques RH;
- Les événements sociaux à venir.
Cela permet de réduire l’anxiété que peut ressentir l’employé en prévision de ce nouveau défi, tout en démontrant votre professionnalisme.
De votre côté, assurez-vous que tout soit prêt avant son arrivée: poste de travail configuré, accès aux plateformes numériques, documents administratifs à jour, matériel nécessaire à son rôle. Prévoir ces éléments évite bien des frictions et des retards dans le processus d’intégration des nouveaux employés, en plus d’envoyer un signal fort aux recrues qu’elles sont importantes pour l’entreprise.
Les premiers jours de l’intégration
Une fois l’employé sur place, l’enjeu est de l’intégrer à la fois humainement, socialement et professionnellement. Considérez les éléments suivants afin de favoriser un processus d’onboarding agréable pour lui:
- Intégration à l’équipe: commencez par une présentation chaleureuse à l’équipe. Cela peut prendre la forme d’un déjeuner de bienvenue, d’un café informel, d’une activité brise-glace ou d’une rencontre virtuelle, si vous êtes dans un contexte de travail à distance. Une petite attention comme un cadeau de bienvenue ou un bureau décoré peuvent aussi être de bonnes idées afin de favoriser le sentiment d’accueil.
- Mentorat: pensez à assigner un mentor ou un collègue qui servira de référence: quelqu’un de disponible et de bienveillant, qui pourra répondre aux questions du nouvel employé et faciliter son intégration sociale.
- Plan d’onboarding: côté organisation, un programme d’intégration structuré, avec un horaire clair pour la première semaine, aide à éviter les zones floues. Formations, rencontres avec les différentes équipes, découverte des outils et des projets: plus le plan est clair, plus l’employé pourra se concentrer sur l’essentiel.
Après les premières semaines: maintenir le lien
Pour ancrer durablement le sentiment d’appartenance et s’assurer que l’employé avance dans la bonne direction, il peut être judicieux de prévoir des suivis réguliers. Ces moments permettent de vérifier que tout se passe bien, de répondre aux questions en suspens et d’ajuster le tir en cas de besoin.
Demander de la rétroaction sur le programme d’intégration des nouveaux employés est également une excellente pratique. En plus d’améliorer votre processus pour les prochaines embauches, cela montre au talent que son opinion est valorisée.
Finalement, soyez patient. Un nouvel employé peut mettre du temps à s’adapter, à comprendre les rouages de l’organisation et à trouver ses repères. Créer un espace où il se sent libre de poser ses questions, même les plus simples, est essentiel pour instaurer un climat de confiance.
Une expérience qui fait toute la différence
Accueillir les nouveaux employés avec attention est une démarche stratégique, un acte de reconnaissance, et, souvent, le premier contact réel avec la culture d’entreprise. Un bon processus d’intégration des nouveaux employés contribue directement à la fidélisation et à la productivité à long terme, et il n’a pas besoin d’être complexe: un message clair, une ambiance chaleureuse, un soutien humain et une structure rassurante suffisent.
L’onboarding, lorsqu’il est bien effectué, est un geste de considération qui, dès les premiers jours, donne envie à l’employé de s’investir pleinement dans son nouveau rôle.
Pascale Hubert
Rédactrice Web