Dans un contexte marqué par une forte mobilité des talents, la gestion des départs, ou offboarding, mérite toute l’attention des équipes RH. Souvent moins considérée que l’onboarding, cette étape est pourtant cruciale, tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs qui la quittent.
Quels sont les avantages d’un processus d’offboarding réussi et comment structurer la gestion des départs? On vous dit tout dans cet article.
Qu’est-ce que l’offboarding?
L’offboarding englobe l’ensemble des pratiques et des procédures mises en œuvre pour accompagner un salarié lors de sa sortie de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement, d’un départ à la retraite ou d’une fin de contrat.
L’offboarding permet de s’assurer que tout est en ordre pour le départ de l’employé et favorise une transition harmonieuse avec les nouvelles ressources. Il permet également d’en apprendre plus sur ce qui pourrait être amélioré dans l’entreprise, autant pour les nouveaux employés que pour ceux déjà en poste.
Les avantages d’un offboarding réussi
Un offboarding soigneusement conduit offre une multitude de bénéfices tangibles:
- Il renforce la marque employeur en montrant le respect porté à chaque collaborateur, même en fin de collaboration;
- Il assure une protection optimale des actifs informationnels et réduit les risques liés à la sécurité;
- Il favorise l’attraction des «employés boomerang», ceux qui reviennent dans l’entreprise après l’avoir quittée après quelque temps;
- Il permet de préserver et de transférer efficacement les connaissances.
- Il aide à améliorer les pratiques internes grâce aux retours d’expérience recueillis lors des entretiens de départ;
- Il contribue à maintenir un climat social positif en évitant les conflits et les ruptures brutales.
Les étapes clés d’un offboarding
Un bon processus d’offboarding ne s’improvise pas. Il doit être structuré et cohérent, tout en répondant aux exigences opérationnelles et légales de l’entreprise. Voici les étapes à suivre pour assurer un départ respectueux et une transition fluide.
1. Communiquer le départ aux équipes
Informer rapidement l’équipe du départ d’un collaborateur est une étape fondamentale. Cette communication doit être réalisée idéalement de vive voix, lors d’une réunion ou d’un échange direct, afin d’éviter les rumeurs et de préparer le terrain à une transition sereine. La transparence favorise la compréhension et la coopération des équipes.
2. Organiser la passation de poste et la transmission des connaissances
Un départ signifie souvent la perte d’un savoir précieux. Pour limiter cet impact, la passation doit être soigneusement planifiée. Idéalement, la période de chevauchement entre le salarié sortant et son successeur facilite la transmission directe. Dans le cas contraire, le collaborateur peut rédiger un guide détaillé décrivant ses missions, ses outils et ses contacts. Ceci permet d’assurer la continuité des tâches sans rupture.
3. Gérer les formalités administratives et logistiques
L’offboarding comprend aussi un volet administratif incontournable. La récupération des équipements appartenant à l’entreprise et la désactivation des comptes informatiques sont des étapes indispensables pour sécuriser le système d’information. Du côté des ressources humaines, il faut gérer la paie finale, les soldes de congés non pris et le respect des obligations contractuelles, telles que les clauses de non-concurrence.
4. Réaliser un entretien de départ
L’entretien de départ est un moment précieux pour collecter des retours sincères sur l’expérience du collaborateur. Il permet de comprendre les raisons éventuelles du départ, d’identifier des axes d’amélioration pour l’entreprise et de s’assurer que la relation demeure positive. C’est un outil remarquable pour affiner sa politique RH et réduire le taux de roulement.
5. Valoriser le départ
Enfin, il est important, quand cela est possible, de marquer le départ par un geste de reconnaissance: organisation d’un repas, remise d’un cadeau ou simple mot de remerciement. Ces petites attentions renforcent le sentiment d’appartenance et favorisent une sortie harmonieuse, bénéfique pour les deux parties. Après tout, même si l’employé quitte l’entreprise, il a tout de même contribué au succès de celle-ci pendant un certain temps, voire plusieurs années, et c’est important de le souligner.
Les différents types de départs et leurs implications
Chaque départ est unique, et le processus d’offboarding doit s’adapter en conséquence. Une démission appelle souvent une communication claire et transparente, tandis qu’un licenciement demande une gestion plus sensible et parfois plus encadrée juridiquement. Le départ à la retraite est quant à lui généralement un moment festif qui valorise l’engagement de l’employé.
Ainsi, si les étapes restent en majorité les mêmes, la manière de les conduire et la personnalisation du processus varient selon le contexte pour répondre au mieux aux besoins des collaborateurs et de l’entreprise.
Transformer les départs en opportunités
L’offboarding est d’une importance capitale pour soigner la relation employeur-collaborateur et s’assurer la pérennité de l’entreprise. En accompagnant chaque départ avec professionnalisme, transparence et respect, les organisations bâtissent une image positive qui dépasse le cadre immédiat des ressources humaines. Pour attirer et fidéliser les talents, formaliser, structurer et intégrer ce processus dans la culture d’entreprise est aujourd’hui une démarche incontournable.
Pascale Hubert
Rédactrice Web